Aufbau einer offiziellen Dienstplanvorlage

Aufbau einer offiziellen Dienstplan-Vorlage

Die offizielle Dienstplan-Vorlage wurde entwickelt damit das Zeiterfassungsprogramm in der Version 1.0.0.7 auf zwingend notwendige Daten im Dienstplan zugreifen kann.

Dazu zählen folgende Werte

• Objektname
• Objektort
• ObjektNr
• Jahr
• Monat
• Kürzel
• PersonalNr. der Mitarbeiter
• Namen der Mitarbeiter
• geleistete Dienste
• Bemerkungen an das Lohnbüro

 

Blatt „Einstellungen“ verstecktes Feld

 

In der versteckten Zelle A1 steht die Anzahl der Zeilen des Dienstplans. Daran erkennt das Zeiterfassungsprogramm bereits ob es sich um eine offizielle Dienstplan-Vorlage handelt.

 

Wichtige Daten auf dem Blatt „Einstellungen“

1. Geben Sie hier das Jahr ein. Die Liste der Feiertage wie auch die Samstage, Sonntage und Feiertage auf dem Dienstplan selber werden dabei automatisch formatiert.
2. Geben Sie hier den Objektnamen ein. Dieser wird über dem Dienstplan angezeigt.
3. Hier tragen Sie die Objektnummer ein. Diese wird benötigt damit das Zeiterfassungsprogramm die Koordinaten aller Felder aus dem Dienstplan mit den Daten auf dem Server abgleichen kann.
4. Halten Sie diese Mitarbeiterliste immer aktuell. Auch Aushilfen sollten hier mindestens mit dem Namen der im Dienstplan erscheinen soll und dessen PersonalNr angegeben werden. Über die Sortierung können Sie angeben wie die Liste bei Auswahl der Namen im Dienstplan sortiert sein soll.
5. Tragen Sie in diese Spalte alle Kürzel ein, die für eine Tagschicht stehen. (Wird für die Gesamtzahl der Tagstunden verwendet)
6. In dieser Spalte tragen Sie alle Kürzel ein, die für eine Nachtschicht stehen. (Zur Berechnung der Gesamt Nachtstunden)

 

Zuweisung „Monat / Jahr“

Hier tragen Sie auf jedem Blatt von „Januar“ bis „Dezember die Nummer des Monats und das Jahr ein. Anhand dieser Eingabe können Sie im Zeiterfassungsprogramm den richtigen Monat aus dem Dienstplan auswählen.

Zusätzlich können Sie hier auch gleich die Anzahl der einzelnen Schichten, für jede Tag- und Nachtschicht angeben. Im Bereich darüber können Sie nach Eingabe der Schichten in den Dienstplan sehen, ob alle zu besetzenden Schichten auch verteilt wurden oder ob eine Schicht vergessen wurde.

Bemerkungen an das Lohnbüro

1. Die hier vorgenommenen Bemerkungen werden nur auf dem Dienstplan angegeben.
2. Die Einträge die im Bereich „Hinweise für Lohnbüro“ eingegeben werden, werden anschließend auch im Zeiterfassungsprogramm angezeigt und können mit dem Ist-Plan als Textdatei ans Lohnbüro gesendet werden. Hier sollte alles eingetragen werden was zur Berechnung des Lohns der einzelnen Mitarbeiter relevant ist.

Auswahl der Mitarbeiternamen im Dienstplan

Tragen Sie niemals Mitarbeiternamen von Hand ein. Das Zeiterfassungsprogramm würde die Personalnummer des Mitarbeiters nicht erkennen.

Nur wenn Sie die Namen der Mitarbeiter aus der Combobox auswählen, die erscheint wenn Sie auf das Namensfeld und anschließend auf den kleinen Pfeil klicken, wird die zugeordnete PersonalNr im versteckten Feld vor dem Namen eingetragen. So kann das Zeiterfassungsprogramm auf diese PersonalNr zugreifen.

Kürzel im Dienstplan

Tragen Sie alle Kürzel in den Dienstplan ein. Diese Kürzel sollten ebenfalls im Zeiterfassungsprogramm unter „Einstellungen->Legende“ vorkommen. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie die Einträge nachträglich hinzufügen oder bearbeiten.

Informieren Sie in diesem Fall bitte auch Ihren Einsatzleiter, damit dieser dem Entwickler des Zeiterfassungsprogramms die notwendigen Angaben mitteilen kann, so dass diese auf dem Server hinterlegt werden können.